Hogyan válasszunk irodát?

 

A Fercom Ingatlan hosszú távú partnereket keres minden egyes új bérleti szerződés aláírásakor, így célunknak érezzük, hogy megfelelően tájékoztassuk az érdeklődőket a optimális  iroda kiválasztásában. Ebben a cikkben szeretnénk egy-két alapkérdést megfogalmazni, amit minden cégtulajdonosnak illetve döntéshozónak érdemes feltennie mielőtt új „otthont” talál vállalatának.

Az iroda kiválasztásánál, mint minden döntés meghozatalánál, a cégnek a vízióját kell előtérbe helyezni. Így nem szabad a cég jelenlegi helyzete alapján döntést hozni, hanem a jövőbeni igényeket kell felmérni. Lévén, hogy a bérleti szerződések általában 3-5 évesek, ezért az irodaköltözés egy hosszú távú stratégiai döntés egy vállalat életében, ami visszaköszön a cég összes területén a mindennapokban.

Íme egy két megfontolandó kérdés az irodaválasztáshoz:

 

Van-e lehetőség irodabővülésre az évek során?

Ahogy a cég nő úgy lesz egyre nagyobb területi igény az alkalmazottak elhelyezésre. Ezt minden esetben figyelembe kell venni, hisz a költözés illetve a fix időtartamú bérleti szerződés felmondása komoly költségekkel jár. Szerencsére több megoldás is létezik a hely igények menedzselésére. Amennyiben előre kiszámítható a cég növekedése érdemesebb egyszerűen egy nagyobb irodát kibérelni. Egyes ingatlantulajdonosok engedik, hogy egy  1 éves opciót béreljen a bérlő egy másik irodaegységre, aminek alacsonyabb a költsége mint a bérelt ingatlannak, de ezt általában egyéni elbírálás alapján döntik el, hogy adnak-e ilyen lehetőséget (mekkora egységet bérel, hány éves szerződést ír alá stb.). Egy másik lehetőség a bérleti időszak minimalizálása, bár ez rosszabb feltételeket von maga után általában.

 

A cég kulcsemberei és ügyfelei könnyen elérik az irodát?

Az ingázás (az otthon és a munkahely közötti időtartam) számos embernél kulcsfontosságú szempont egy munkahely kiválasztásánál. Ez főleg akkor fontos a cég számára, ha magas beosztású alkalmazottakról beszélünk. Ezért érdemes átgondolni, hogy megéri-e nekünk spórolni 1-2 euro bérleti díjat a külvárosba való költözéssel, ami esetleges (jelenlegi, vagy jövőbeni) kulcsembereket ijeszthet el a cégtől a hosszú utazás miatt. Érdemes megnézni a tömegközlekedési lehetőségeket az irodák környékén, illetve a kiszolgáló egységek (éttermek, bank, posta stb.) könnyű elérhetőségét.

A cég vásárlóit/ügyfeleit is erősen befolyásolja az iroda távolsága. Az idő fontossága napjainkban, és a folyamatosan növekedő utazási költségek következtében az ügyfelek számára is fontos a távolság, így a városból való kiköltözéssel akár fontos ügyfeleket is elveszíthetünk, ami nem biztos, hogy megéri a költségek csökkentése érdekében.

 

Milyen üzenetet küld az iroda?

Az iroda kiválasztása előtt, azt is el kell dönteni, hogy mit kommunikáljon a cég központja az emberek felé. Itt fontos megjegyezni, hogy ez akaratunkon kívül is működik, ezért érdemes irányítani. Ahogy belép egy ember az új irodába egyből következtéseket von le. Ha egy kis tömött szegényes irodába érkezik, akkor elképzelhető, hogy a szegényes pénzügyi teljesítményre következtethet. Ugyanakkor ha indokolatlanul nagy egy iroda az alkalmazottak alacsony számának ellenére, akkor lehetséges, hogy a céget a pazarlással azonosítja be.

 

Milyenek a parkolási lehetőségek a környéken?

A parkolás lehetősége és költsége az ügyfeleknek és a dolgozóknak rendkívül fontos kérdés. Amennyiben minden esetben meg kell küzdeni egy parkolóhelyért akkor az alkalmazottaink, illetve vásárlóink egy idő után megunhatják ezt és eltávozhatnak tőlünk. Ha nehéz parkolni a környéken, vagy csak messzebb megoldható, akkor érdemes elgondolkodni egy vendégparkoló bérlésén a mélygarázsban (ha erre van lehetőség). Ez egyből egy pozitív üzenetet küld a cégről az ügyfelek felé.

 

Megosztanám-e az irodámat egy másik céggel?

A költségek minimalizálásának szempontjából ez okos ötlet lehet, hisz a közös területekért (vizesblokk, teakonyha) megoszlik a bérleti díj. Továbbá egy nagyobb iroda kibérlésével jobbak a bérleti feltételek is. Érdemes egy partner céggel együtt kibérelni az irodát, akivel szoros az együttműködés a mindennapokban, hisz ez a munkafolyamatokat is megkönnyítheti.  Nagyon fontos ugyanakkor, hogy a jogi hátteret ilyenkor részletesen átbeszélje a két cég és az iroda tulajdonosa is. Két külön bérleti szerződés lesz vagy az egyik cég albérletbe adja a másiknak? Mi történik ha az egyik cég el akar költözni idő előtt? Fontos nagyon, hogy a két cég között erős legyen a bizalom, ha közösen bérelnek irodát.

 

Reméljük ezzel a cikkel segíteni tudtunk a végső iroda kiválasztásában. Ne felejtse el megtekinteni cégünk üres irodáit. Kattintson ide!

Amennyiben felkeltette érdeklődését egyik irodánk ide kattintva is tud ajánlatot kérni személyes konzultációra, ahol természetesen további tippekkel is ellátjuk.

 

 Forrás: Entreprenuer.com